Diğer Yazılar

İletişim Danışmanı/Müşteri Temsilcisi Ne İş Yapar?

Mesleğe hazırlık dönemimde, daha okul sıralarındayken çok merak ettiğim bir konuydu. Bir halkla ilişkiler ajansında çalışanlar ne iş yaparlar? İnternette çok kaynak taradım. Ancak ayrıntılı bir bilgiye ulaşamadım. Şimdi bu bilgileri edinmişken, benim geçtiğim yollardan geçen adaylar için bölümleri ve yapılan işleri tek tek tanıtma gibi bir isteğim var. Öncelikle Müşteri grubundan başlayalım. Genellikle bu görevler ajanstan ajansa değişmekte. O nedenle kesin bir bilgi değildir. Ancak genel bir bilgidir. Genel olarak müşteri temsilcisi/iletişim danışmanı ne iş yapar bunlara madde madde bakalım.

  • Müşterinin içini dışını bilmekten sorumludur.
  • Haftada en az bir kere müşterisiyle karşılıklı ya da telefonda toplantı yapmak zorundadır.
  • Mümkünse her gün konu yaratıp müşterisiyle mail ortamında ilişkiyi sıcak tutmalıdır.
  • Sunum hazırlar.
  • Sunum yapar.
  • 6 aylık iletişim/PR planlarını hazırlar.
  • Sadece 6 ayda bir plan hazırlayan değil, planın takipcisi, durumlara gore revize edeni ve durup disarıdan bakarak yorumlayanıdır.
  • Müşterinin günlük işlerini takip eder.
  • Tüm yazışmaları yapar.
  • Toplantı notu yazar. 24 saatte gönderir. Her toplantı sonrası yazılmalıdır, konu 2 cümlelik olsa dahi.
  • Müşterilerinin organizasyonlarından sorumludur.
  • Organizasyon aşamasında müşteri ve 3.parti arasındaki liderdir. Konsepti belirler, check list ve time planı hazırlar.
  • Sorumlu olduğu markalar için proje üretir.
  • Sorumlu olduğu markanın rekabeti hakkında bilgi sahibidir.
  • Sorumlu olduğu sektörün ve rekabetin öncü isimlerini, yöneticilerini ve ana ürünlerini bilir, onları yakından takip eder. Gerekirse stratejiyi değiştirir.
  • Müşterisiyle yapılmış sözleşme içeriğinden haberdar olmalıdır.
  • Haftalık to do list hazirlar ve duzenli olarak update eder.
  • Hedeflenen ciroyu yakalamaktan ve onu aşmayı hedeflemekten sorumludur. Hedeflenen bütçeyi tutturamadığı takdirde makul açıklamalarda bulunmaktan sorumludur.
  • Tüm bütçe sunumlarından sorumludur. (satın alma takibi ve satış)
  • Satın alırken şirketi kazandırmayı hedefler.
  • Müşterilerinin tahsilatlarını takip eder, gerektiğinde müşteriyi uyarır.
  • Proje üretmekten ve yeni bütçeler yaratmaktan sorumludur.
  • Ay sonunda müşterilerine aylık harcama raporunu (kurye vb) sunar onay alır ve faturalar.
  • Ay sonunda tüm fee faturalarını kontrol eder.
  • Tüm faturaların bir kopyasını kendilerinde saklamalıdırlar.
  • İş bitimlerinde fatura kontrolunu tam yapmaları gerekmektedir. Müşteriden yazılı onay almadan hiçbir işe start vermemelidirler.
  • Büyük projelerde 3.partilerle sözleşme yapılmalıdır.
  • Basın bülteni yazar. Bir basın bültenin en doğru şekilde hazırlar.
  • Servislenen her bültenin çıkışı alınmalı ve alınan her coverage o bültenin sağ üst kösesine tarihiyle yazılmalıdır. Coverage takibi Mİ danışmanından sorulur. Haftalık toplantılarda durum üzerinden geçilir, coverage ile ilgili gecikildiği düşünüldüğü takdirde medyayı uyarmaktan da sorumludur.
  • Sabah ilk iş müşterilerinin medya coveragelarına bakar ve müşterisine mail yoluyla coverage bilgisi verir. Çok önemli bir haberse direk cepten aramalıdır. Rekabetle ilgili gördüğü enteresan bir haber varsa onu da uyarır. Ayrıca haftasonu da gazetelerde gözü olmalıdır.
  • Coverage ile ilgili gönderilen maillere muhakkak cc de medya ekibi konmalıdır. Onlarda nerede ne eksik var bakmalıdır.
  • Müşteriden gelen ve medyaya gidecek raporları/araştırma dökümlerini okur, medyaya gidecek formata getirir, öyle ulaştırır.
  • Sorumlu olduğu markaların medyasını bilmesi, tanıması gerekir. O mecralar için özel proje üretebilmelidir.
  • Mecralara özel projeler üretir, medya bölümüyle görüştükten ve olurunu aldıktan sonra müşterisiyle de paylaşır.
  • Medya gezilerine katılabilir.
  • Her ay medya analiz dosyasını hazırlar, sunar.
  • Mesleki yayınları takip eder, sektörün gelişiyle kendisini geliştirir.
  • Medya yemeklerine katılır. Gazeteciyi tanımadığı takdirde medya ekibinden de destek alır. Ancak medya yemeklerinde öncelik danışmanlardadır.
  • Medyayı önünündeki kısa donemle ilgili düzenli bilgilendirir. Eldeki planlanmış bültenler, medya seyahatleri, konular geziler vs.
  • Medyadan yakın olduğu kişiler var ise, medyadaki danışman arkadaşı ile paslaşarak proje için görüşmesi mümkündür.
  • Bir vesile ile medya ile görüşülmüşse en kısa sürede medya ekibine bilgi geçilmedir.
  • Röportaj olacağı zaman, müşteriye o gazeteci hakkında bilgi verir ve son 1-2 röportaj örneği sunar. Dergi ise yayından örnek vererek ve okuyucu profilini çizerek, key messagelar konusunda yönlendirme yapmalıdır.
  • Röportajlarda müşterisine eşlik etmelidir. Duruma göre medya ile paslaşabilir.
  • Röportajda eşlik etmenin en önemli sebebi atlanan bir konu olduğu takdirde gündeme getirerek o konu/larında dahil edilmesini sağlamaktır.

Yazar hakkında

Mehmet Ortaç

Ege Üniversitesi İletişim Fakültesi ve İstanbul Şehir Üniversitesi Executive MBA mezunu. Dijital Pazarlama Uzmanı. İstanbul'da yaşayan bir İzmirli. Göztepeli.

1 yorum

Yorum yaz